Drie tips voor administratief overzicht
Als je werkzaam bent bij een groot bedrijf en hierbij het overzicht van de administratie bij moet houden of as je een eigen bedrijf hebt en je eigen administratie bij moet houden, is het belangrijk dat je dit goed doet. Het gaat in veel gevallen namelijk om geld en het is belangrijk dat je alle documenten goed bewaart. Vaak gaat het om stapels papier en is het lastig om alles goed overzichtelijk op te bergen. Als je wat tips nodig hebt voor een duidelijk administratief systeem, zijn hier drie goede tips.
Begin met een opberg kast
Om te beginnen, is het goed om een mooie kast aan te schaffen waar je alle documenten in gaat bewaren. Als je een kast gebruikt waar allerlei andere spullen of documenten in liggen of als je gewoon een willekeurige plek gebruikt om de spullen te bewaren, heb je al automatisch geen goed overzicht. Zorg daarom voor een mooie ladekast of een open boekenkast waar je alles in kwijt kan. Het hoeft niet een grote kast te zijn, want zeker als je het allemaal georganiseerd en netjes houdt hoeft het niet veel ruimte in te nemen.
Sorteer alles in duidelijke categorieën
Vaak is het verstandig om vanaf het begin te beginnen met het opbergen van alle documenten. Pak alles wat opgeborgen moet worden en kijk welke categorieën voor jou belangrijk zijn. Heb je veel facturen, bonnetjes etc.? Begin dan met een categorie waar je dit allemaal kwijt kan. Verdeel alles in een logische categorie waar je het makkelijk kan vinden. Dat is het belangrijkste, want als je een keer één van die documenten nodig hebt en het zit niet in een goede categorie, wordt het erg lastig om terug te vinden. Leg het op alfabetische volgorde voor een nog makkelijker en logischer systeem.
Berg het netjes op
Nu alles in categorieën gedeeld is, is het tijd om het netjes op te bergen en in de kast te plaatsen. Het beste idee is om mappen te gebruiken waar je alle documenten netjes in kan stoppen, maar je kan ook kiezen voor bakken. Zet ze op een logische manier in de kast. Vervolgens is het slim om alle mappen of bakken een naam te geven. Zet bijvoorbeeld in steekwoorden op de map wat erin zit. Dit kun je ook doen met bijvoorbeeld Dymo etiketten. Print de labels uit met behulp van de Dymo 99014 en plak ze op de mappen of bakken. Op die manier zie je direct wat erin zit, en ziet het er ook nog eens erg netjes en overzichtelijk uit!
